年會策劃步驟分析
年會是公司對過去一年的總結(jié)也是對即將到來新年的展望,年會辦的好與壞與公司也是息息相關(guān)的今日高娛傳媒明星經(jīng)紀(jì)公司從以下幾點介紹一下公司年會的策劃步驟與年會細(xì)節(jié)分析。
第一、年會主題
一次企業(yè)年會活動,主題非常重要,如果主題不明確,勢必影響到具體的策劃與實施。主題的策劃,應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司的經(jīng)營目標(biāo)、經(jīng)營策略、經(jīng)營狀況,同時考慮企業(yè)文化和外部市場等因素來確定。
第二、年會內(nèi)容及操作流程
針對不同的年會主題,在公司年會策劃內(nèi)容的過程中一般來說年會內(nèi)容可以包括以下幾個方面:
1、 回顧與展望。這個環(huán)節(jié)呈現(xiàn)的形式一般是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話,即對過去和未來市場形勢的分析回顧,同時,對一年來企業(yè)所取得的經(jīng)營業(yè)績進(jìn)行總結(jié),并對存在的問題進(jìn)行分析,最后向企業(yè)全體員工展望 下一年或近期目標(biāo)與計劃。
2、 領(lǐng)導(dǎo)嘉賓致辭。一般來說,企業(yè)年會往往會邀請幾個主管部門領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓,因此,年會上須邀請他們致辭,讓員工感受到來自其他方面對企業(yè)的關(guān)注,并以此產(chǎn)生一種自豪感。
3、 優(yōu)秀員工表彰。這是年會的重頭戲,一定要策劃好表彰形式。表彰形式可以按以下流程進(jìn)行:
1)分類表彰。如:企業(yè)評選出優(yōu)秀員工、優(yōu)秀銷售員、金牌銷售獎等,在表彰時一個類別一個類別地分開進(jìn)行表彰。
2)分類頒獎。針對不同表彰類別,邀請不同級別的領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓頒獎。
以上兩道流程的具體操作可以這樣進(jìn)行(別忘了背景音樂,以營造頒獎氣氛):
A 指定頒獎領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓上臺,宣讀表彰名單;
B 受表彰員工分類別一一上臺,接受領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓頒獎;
C 頒獎領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓與受表彰員工合影留念;
D 臺前釋放禮炮(適合室內(nèi)放的彩紙禮炮)。
3)優(yōu)秀員工代表發(fā)言。這個不用多說,選擇一兩名或每個類別一名受表彰的員工代表上臺發(fā)言,表達(dá)獲獎感言及獲獎心情,分享他們成功的喜悅,激勵更多的員工向他們學(xué)習(xí),并成為來年的優(yōu)秀者。
4、 吃團(tuán)圓飯。聚餐,是一項大家都會的項目,在此不必多言,總的原則吃好、吃得開心,多備些茶水酒菜和水果點心之類的,因為這是一個非常時刻。敬酒是這個環(huán)節(jié)的一項重要內(nèi)容,員工們必定會在 這種場合下借興以酒相敬,表達(dá)自己對企業(yè)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、自己的上司、下屬和同事的感恩之情和友情。
5、 迎新春晚會。莊重的環(huán)節(jié)和吃喝敬酒的環(huán)節(jié)都告一段落,接下來進(jìn)入的是輕松愉快的環(huán)節(jié)了,那就是文藝節(jié)目表演。表演的節(jié)目一般來自企業(yè)內(nèi)部各個部門、分支機(jī)構(gòu)員工自發(fā)排練的,也有少量來自 業(yè)務(wù)合作伙伴企業(yè)或單位的。這是一個員工才藝大比拼的環(huán)節(jié),充分展示員工在工作之外的其他方面的才藝,也是企業(yè)發(fā)現(xiàn)復(fù)合型人才的好機(jī)會。晚會的成功與否與主持人的關(guān)系很大,因此,選擇好晚 會的主持人至關(guān)重要。包括前面提到的領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓講話致辭、優(yōu)秀員工表彰,都需要有好的主持人把握整個環(huán)節(jié)。
6、 抽獎送大禮。這是最激動人心的環(huán)節(jié)和時刻。一般獎項可分等級,如特等獎、一等獎、二等獎……獎品可分為一部分現(xiàn)金(紅包),一部分物品,如彩電、冰箱、手機(jī)、MP3和其他日常用品等。
具體操作流程:
1)分類分時間段抽獎。
A 獎品分類抽,一般從小項獎抽到大項獎,特等獎最后抽取,以保持員工整個晚會的高昂情緒。
B 獎品分時間段抽取。根據(jù)晚會的時間長短,安排好每個獎項的抽取時間。
2)指定抽獎領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓。確定獎品分類和抽取時間段后,每一類獎品的抽取按規(guī)定時間段和出席領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓的級別指定領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓抽取。具體操作如下:
A 指定領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓上臺,為員工抽取三等獎;
B 中獎的員工上臺,領(lǐng)取中獎禮品或現(xiàn)金(紅包);
C 抽獎領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓與中獎員工合影留念;
D 臺前釋放禮炮(適合室內(nèi)放的彩紙禮炮)。
二等、一等和特等獎的操作流程同上。
3)獲獎員工發(fā)表感言。這個環(huán)節(jié)主要是針對獲得一等獎和特等獎的員工設(shè)計的,讓他們把獲得大獎的喜悅分享給晚會現(xiàn)場的每一個人。
7、 員工合影留念。這個環(huán)節(jié)是員工自發(fā)的行為,很多員工平時工作很少一起交流,特別是分公司與總部的員工更是如此。如今大家相聚在一起,又是這么一個令激動的時刻,彼此間相互合影留念是非常 有必要的。
第三、年會形式
年會形式按主題內(nèi)容來確定,可以整體進(jìn)行,也可以分部進(jìn)行。所謂整體進(jìn)行,是指工作總結(jié)與計劃、優(yōu)秀員工表彰、吃年夜團(tuán)圓飯、春節(jié)晚會(聯(lián)歡會)和抽獎活動等一起連續(xù)進(jìn)行,但要考慮時間的合 理安排,這樣做可能會需要很長的時間。
分部進(jìn)行,是指總結(jié)與計劃和優(yōu)秀員工表彰為一部分;吃年夜團(tuán)圓飯、春節(jié)晚會(聯(lián)歡會)和抽獎活動等為一部分分別進(jìn)行,這樣可能效果會更理想一些。因為總結(jié)與表彰,涉及到工作,大家會一起探討 和分享,氣氛相對嚴(yán)肅緊張;而晚會與抽獎,則氣氛相對輕松愉快。大家在對一年來的工作進(jìn)行了認(rèn)真地總結(jié),并設(shè)計好了來年的計劃,接下來就可以放松自己盡情地開開心心地欣賞或展示才藝了,而且 還有機(jī)會獲得大獎。
第四、年會實施
一個好的策劃方案,最終的效果如何關(guān)鍵還在于方案的實施。企業(yè)年會的具體實施可以從以下方面著手:
1、 年會場地選擇與布置。
年會場地的選擇須根據(jù)參加年會的具體人數(shù)和內(nèi)容來確定。一般考慮這個場地須能夠用于會議、聚餐、演出、與企業(yè)所在地的距離等因素。
場地的布置應(yīng)考慮的因素有:春節(jié)臨近時間、年會主題和內(nèi)容??傮w來說,年會場地的布置應(yīng)該喜慶、爽心悅目,令人興奮。
2、 聚餐菜譜與酒水安排。
菜譜的選擇,應(yīng)考慮大多數(shù)員工的籍貫和當(dāng)?shù)仫嬍程厣嘟Y(jié)合。酒水則考慮具體的人數(shù)即可。菜譜和酒水的選擇還要考慮的一項重要因素就是經(jīng)費(fèi)問題。
3、 抽獎獎品選擇與采購。
抽獎獎品的選擇和采購應(yīng)考慮的因素,一是對員工的吸引力,二是獎品的實用性和紀(jì)念性,同時,也要考慮的重要因素就是經(jīng)費(fèi)問題了。
獎品除了企業(yè)自身采購?fù)?,還可以根據(jù)平時的業(yè)務(wù)開展范圍和合作伙伴,從中拉一些贊助,并以此拉近雙方的合作關(guān)系,同時,也可以節(jié)省年會的費(fèi)用開支。
4、 晚會節(jié)目組織與篩選。
節(jié)目的組織可以分部門,包括分支機(jī)構(gòu)去落實。比如,每個部門,包括分支機(jī)構(gòu)出一到兩個節(jié)目,節(jié)目形式和內(nèi)容可以根據(jù)企業(yè)需要和年會主題來確定。
節(jié)目出來以后,須組織采排,對所有節(jié)目從形式到內(nèi)容上進(jìn)行審核,最終篩選出參加年會表演的節(jié)目。
為了提高排練員工的積極性,可以對所有參加年會表演的節(jié)目進(jìn)行評獎,并給予獲獎節(jié)目人員一定的獎勵。
如果安排了節(jié)目評獎,還要考慮好評委的選擇和評選標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計。
5、 領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓確定與邀請。
一般企業(yè)年會都會適當(dāng)?shù)匮堃恍┫嚓P(guān)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓前來助興,以示對企業(yè)的關(guān)懷和重視。至于邀請哪些領(lǐng)導(dǎo)、哪些嘉賓,邀請多少,應(yīng)該根據(jù)年會的規(guī)模、主題和內(nèi)容以及費(fèi)用來考慮,同時, 需要與企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)去確定。
邀請領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓時,別忘了設(shè)計好漂亮的邀請函,最好把年會相關(guān)的信息告知對方。
6、 主持人確定與培訓(xùn)。
年會主持人的選擇非常重要,直接影響到年會的實際效果。一般選擇兩名,男女搭配,也可考慮多名。主持人選擇的標(biāo)準(zhǔn):端莊大方、富有激情,性格開朗活潑,親和力強(qiáng),有一定表演能力,聲音甜美, 善于扇情,能極大地調(diào)動年會現(xiàn)場員工的情緒。男主持英俊瀟灑,女主持青春靚麗,讓人看到舒服,同時,也是代表企業(yè)的形象。
主持人確定后,指定專人根據(jù)年會主題、內(nèi)容和流程撰寫主持人臺詞。臺詞寫好后,交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,主要是流程和邀請領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓的審核。
最后是根據(jù)臺詞對主持人進(jìn)行培訓(xùn),包括著裝、禮儀、出場、臺詞的朗讀、聲音的表達(dá)及突發(fā)性事件的應(yīng)急對策等等。
7、 年會項目人員確定與培訓(xùn)。
一般企業(yè)年會根據(jù)具體內(nèi)容劃分出項目小組,并以此確定需要參與的工作人員:
1)年會方案總策劃與監(jiān)制;
2)年會總執(zhí)行;
3)年會項目實施小組:
A 迎賓接待禮儀組;
B 物品采購配送組;
C 表彰組;
D 聚餐組;
E 晚會組;
F 抽獎組;
G 宣傳報道組。
項目小組確定后,需確定好每個項目小組的工作職責(zé),并每項具體的工作都有指定責(zé)任人,以便每項工作都落到實處。
8、 參會人員迎送住宿飲食安排。
一般企業(yè)年會須根據(jù)規(guī)模、地區(qū)和人數(shù)考慮外地人員或邀請領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓的迎送住宿飲食的安排。讓外地員工有回家的感覺,讓受邀請的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓有貴賓的感覺。
9、 年會費(fèi)用預(yù)算。
這一項是最重要的內(nèi)容之一,年會的規(guī)模和檔次都應(yīng)在經(jīng)費(fèi)允許的情況下來設(shè)計和考慮??傮w原則:經(jīng)濟(jì)實惠、效果良好,讓大家滿意。要達(dá)到這一要求,需要多從年會的形式上去考慮,有創(chuàng)意,有氣 氛,有誠意。
第五、年會總結(jié)
年會結(jié)束后,明星經(jīng)紀(jì)人提醒各位別忘了對整個年會的實施進(jìn)行及時地總結(jié)。除了好的一面,更多地要把存在的問題找出來,并對問題進(jìn)行分析,以便來年的年會辦得更成功。